2009年05月31日

おそらく一番早い会議結果報告

審議会資料は翌日公開するべきです。

京都市市民参加推進条例の第7条の3に「第1項の規定により公開した会議については,会議録を作成し,これを公表しなければならない。」とあります。何をもって会議録とするかは現場にまかされています。

ところでこの議事録ですが、各審議会の委員や所管課の上位の職員の確認を必要とする文書なので、公開までに時間がかかるのは至極当然なことだと思っています。

ただ、会議当日に会場で配布した資料のうち、非公開の物とデジタルデータにできない物を除いては、翌日にも「京都市情報館」の所管課の該当ページで公開できるはずと、常々思っていました。

なぜなら、公開書類は当日までに公開に相応しいか内容の確認が行われ、再確認の必要はありません。傍聴者に見せている時点で、同じ物をそのまま公開することに問題は無いはずです。

また、ほとんどの会議資料はワードもしくはパワーポイントの書類のプリントアウトであり、それをそのまま、またはPDF形式に変換してwebにアップロードするのは、長くても数十分で済む作業です。

しかし、実際は議事録(摘録)公開と同時に掲載されたり、早くても数日後に掲載されたりということが多いです。それを絶対ダメだとは言いませんが、なぜそのように時間をあけるのか疑問に思っていました。

この疑問が解決したわけではありませんが、一昨日公開されたのが「第1回「森と緑」検討プロジェクトチーム会議について」のページです。

この春、組織再編で環境局+1で出来た筆頭局、環境政策局の審議会「『木の文化を大切にするまち・京都』市民会議」の部会の1つです。

この第1回「森と緑」検討PT会議自体は5月28日に行われましたが、上記の会議についてのページはその翌29日に公開され、出席者、議題、配布資料が掲載されています。

何か手続き的な障壁があって翌日公開が出来ないのかもしれないとも思っていましたが「なんだ、実は出来るんだ!」と嬉しくなりました。

最後に、なぜ翌日(当日でも良いのですが時間的に無理な場合もあるでしょう)公開にこだわるのか、を記しておきます。審議会に(時々)記者が来ます。たいてい翌日の新聞に記事が載ります。webなら当日記事が載ることもあります。読者は(その記事が気になれば)もっと詳しい会議内容を知りたいと思うかもしれません。その時に電話対応では情報伝達に無理があります。

それが、少なくとも当日資料と概要だけでもwebに掲載してあれば、「そちらをご覧ください」で済むわけです。議事録はすぐにできないのは、理解されるでしょう。

逆に公開していない場合は、その時点でその記事、そして会議、施策への関心は薄れるでしょう。せっかく市民が市のすることに関心を持ち、場合によっては参加してくれるかもしれないのに、これをふいにするのはもったいないことです。

審議会資料は翌日公開するべきです。

追記:過去にも実は翌日公開されていたのかもしれないと思っていましたが、やはりありました。「http://www.city.kyoto.lg.jp/sogo/page/0000061624.html」です。平成21年4月21日に行われた会議のことが翌22日に公開されていました。しかも摘録もあります!(ページを修正すると右上の日付が更新されるので、おそらく摘録も翌日公開なのでしょう。確認はどうクリアしたのか気になります)

また、このページでは出席者については触れられていませんでしたが、会議の概要及び今後の見通しまで触れられています。ちなみにこの会議は、京都市の次期基本計画策定のために設けられ、庁内「次期基本計画プロジェクトチーム」、市民の「京都市未来まちづくり100人委員会」と併せて3つの立場から京都市の次期基本計画を考える取り組みの1つです。



posted by 吉永ゆうき at 14:20 | Comment(0) | 審議会・協議会
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